個人情報の取扱い
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個人情報の取扱いについて
1. はじめに
アイアンドエルソフトウェア株式会社（以下、「当社」といいます）は、当社「情報セキュリティ基本方針」に基づいて、個人情報保護法および関連法令・ガイドライン、社内規程等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行うとともに、継続的な改善に努めます。
なお、以下で使用する用語の定義は、特段の定めがない限り、個人情報保護法および関連法令やガイドラインにおける各用語の定義と同一とします。
2. 個人情報の取得
個人情報は、ご本人から直接書面で取得する場合、およびそれ以外の手段で取得する場合があります。ただし、クッキー、ウェブビーコン等を用いるなど、ご本人が容易に認識できない方法による取得は行いません。（当社ウェブサイトにおけるクッキーの利用については、同サイトの「ご覧いただくにあたって」をご参照ください
ご本人から直接書面で取得する際、ご本人が個人情報を記載するか否かは任意です。ただし、情報を頂けない場合は、ご要望にお応えできないことがあります。
当社は、個人情報保護法で定義される要配慮個人情報を、次に掲げる場合を除くほかに、取得しません。
- ご本人の同意がある場合
- 法令等に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下に示す利用目的の範囲内でのみ利用いたします。目的外の利用および目的外の第三者への提供は、法令等に基づく場合を除きありません。
業務上の連絡
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス等を、当社からの業務上の連絡手段として利用
契約の履行（商品･サービスの提供等）
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス等を、当社商品･サービスの提供等の契約の履行のために利用
当社が取扱う商品･サービスに関するご案内
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス等を、当該ご案内の発信のために利用
お客様・お取引先・株主様との契約、お問合せまたはご依頼等への対応
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス等を、当該契約の手続き、お問合せまたはご依頼等への対応のために利用
各種契約の履行に基づく、ビジネスパートナー様個人の確認
- 氏名、生年月日、年齢、性別、住所、電話番号、所属会社名等を、当社との契約、または当社とお客様との契約の際に必要となる本人確認のために利用
従業員（退職者を含む）の雇用、福利厚生、能力開発等の人事労務管理、経理、総務等の業務での利用
- 氏名、生年月日、年齢、性別、住所、電話番号、学歴、職歴、健康情報、人事考課その他当該業務の遂行に必要な情報の、当該業務での利用
個人番号関係事務（源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、支払調書作成事務等）での利用
- 氏名、住所、生年月日、性別、個人番号その他当該事務手続きに必要な情報の、当該事務での利用
採用応募者の採用選考および入社手続きにかかわる業務での利用
- 氏名、住所、年齢、性別、電話番号、メールアドレス、学歴、職歴、採用試験の結果その他当該業務に必要な情報の、当該業務での利用
会社広報に関する利用
- 従業員（退職者を含む）が映り込んだ社内イベント風景の写真のホームページへの掲載
当社企業活動の記録としての利用
- 従業員（退職者を含む）およびビジネスパートナー様の氏名、担当業務内容、参画期間、所見等が記載されたプロジェクト管理関連資料の保管（社内公開）
- 従業員（退職者を含む）の氏名、年齢、性別、入社日または退職日、採用時実務経験年数または退職時の在籍年数等が記載された事業報告書の保管（社内公開）
- 従業員（退職者を含む）の氏名が記載された各種アセスメントの結果（アンケート等）および社内における各種グループ活動の記録などが記載された文書等の保管（社内公開）
- 従業員（退職者を含む）が映り込んだ社内イベント風景の写真の保管（社内公開）
その他、ご本人に事前にお知らせし、ご同意いただいた目的
4. 個人情報の第三者提供
当社は、取得した個人情報を、ご本人の同意に基づいて、以下の第三者に提供する場合があります。
- 当社の顧客、保険会社、セミナー主催会社、金融会社など
5. 個人情報の外部委託
当社は、取得した個人情報の全部または一部を、採用応募者の採用面接、従業員の給与計算、社員証・名刺の作成、ホームページ作成等のため、当社と機密保持契約を締結した業者に預託する場合があります。この場合、当社は、個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
6. 第三者から委託された個人情報の取扱い
当社は、第三者から委託された個人情報は、委託契約で定められた業務の範囲内で取扱います。
7. 登録内容の開示、訂正、削除等
当社が保有する個人情報（保有個人データ）に対して、ご本人またはその代理人から開示、訂正、削除等を希望される場合には、下記「９．ご質問および苦情処理の窓口」にご連絡ください。
当社は、当該保有個人データの開示のご請求があったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。なお、開示しない場合または当該保有個人データが存在しない場合には、その旨を回答します。
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 法令に違反することとなる場合
8. 安全管理措置
当社は、個人情報の正確性および安全性確保のために、以下のような安全管理措置を講じています。
基本方針の策定
- 個人情報保護を含む情報セキュリティ基本方針の策定
- 個人情報の適正な取扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするための方針（「個人情報の取扱いについて」）の策定
個人情報の取扱いにかかわる規律の整備
- 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等を周知するための諸規程の作成
組織的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する責任者（個人情報保護管理者）を設置
- 重要な個人情報を取扱う従業者を限定
- 法や社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の、個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備
- 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、外部の者による監査を実施
人的安全管理措置
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者およびビジネスパートナーの方に、定期的な研修を実施
- 従業者およびビジネスパートナーの方からの「情報セキュリティ・秘密保持」に関する誓約の取り付け
物理的安全管理措置
- 施設入退管理の徹底（入室資格の付与・喪失、訪問者の入室手続き、識別証の発行・管理）
- 個人情報を取扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置
- 重要な個人情報を取扱う区域を限定
技術的安全管理措置
- 情報システムに対する適切なアクセス制御の実施
- 個人情報を取扱う情報システムを、外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
9. ご質問および苦情処理の窓口
当社の個人情報の取扱いに関するご質問または苦情につきましては、以下にお問い合わせください。
【お問合せ先および苦情相談窓口】
アイアンドエルソフトウェア株式会社 品質管理部
TEL：03-5331-7881
FAX：03-5331-2380
【個人情報保護管理者】
アイアンドエルソフトウェア株式会社 品質管理部 小倉 昌彦
TEL：03-5331-7881
FAX：03-5331-2380
アイアンドエルソフトウェア株式会社
〒160-0023 東京都新宿区西新宿7-20-1 住友不動産西新宿ビル23F
代表取締役社長 吉岡 朗
制定 ：2008年07月28日 最終改定：2023年09月22日